前回のデジタル事務所通信でもお伝えしたマイナンバー制度。今回は、マイナンバー制度における本人確認について見て行きたいと思います。

会社が従業員からマイナンバーを取得する場合

マイナンバー法では、法律で限定的に明記された場合以外で、個人番号の提供を求めたり、利用したりすることは禁止されています。たとえ、本人の同意があったとしても、法律で認められる場合以外でマイナンバーの提供や利用はできないこととされています。そのため、マイナンバーを従業員などから取得する場合には、法律で認められた利用目的を特定し、通知又は公表することが必要とされます。また、マイナンバー制度では、番号のみでの本人確認では、なりすましの恐れもあることから、番号のみでの本人確認は認められません。必ず①正しい番号であることの確認（番号確認）　②現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）　の2つを確認する必要があります。

従業員が個人番号カード（氏名、住所、生年月日、性別、マイナンバーが記載の顔写真入りICカード）をすでに持っていて、それを提示したのであれば、「番号確認」と「身元確認」の両方をしたことになります。しかし通知カード（氏名、住所、生年月日、性別　マイナンバーが記載されたもの、顔写真なし）であった場合は、番号確認だけしかできません。そのため、通知カードの他に、身元確認を行うため運転免許証などを提示してもらう必要があります。

従業員に提示してもらうパターンは、原則として下記の3つになります。

（1）個人番号カード（番号確認と身元確認）の提示

（2）通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）の提示

（3）マイナンバーの記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）の提示

ただし、例外として、雇用関係にあることなどから、「本人に相違ないことが明らかに判断できる」と個人番号利用事務実施者（会社）が認めるときは、身元確認を省略することができます。ただし、省略可能なのは身元確認だけです。

会社は、原則として、従業員からマイナンバーの提供を受ける都度、本人確認を行う必要があります。例えば、年末調整を想定すると、従業員から「マイナンバーを記載した扶養控除等申告書」を毎年提出してもらうことになります。この場合、本人確認も毎年行う必要があります。なお、2回目以降の番号確認は、従業員から個人番号カードや通知カードなどの提示を受けることが困難ならば、会社が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でも問題ありません。　　　

（伊藤 淳二）